Rejestracja

Instrukcja rejestracji

1. Rezerwacja miejsca

W celu zarezerwowania miejsca, prosimy o wypełnienie i przesłanie formularza rezerwacji dostępnego pod poniższym linkiem. Po poprawnym wypełnieniu formularza rezerwacyjnego na wskazany adres email zostanie przesłana pro-forma z danymi do przelewu. Prosimy o wskazanie numeru pro-formy w tytule przelewu, co usprawni proces weryfikacji płatności. W przypadku chęci uzyskania zwolnienia z VAT prosimy o przesłanie oświadczenia zgodnie z procedurą opisaną tutaj.
Informujemy, że warunkiem koniecznym udziału w konferencji jest uiszczenie opłaty konferencyjnej przed rozpoczęciem konferencji.

2. Uiszczenie opłaty konferencyjnej

Warunkiem koniecznym potwierdzenia rezerwacji jest opłacenie należności w przeciągu 14 dni kalendarzowych od dnia przesłania formularza rezerwacji. Dane do przelewu znajdują się na pro-formie, która została załączona do potwierdzenia wypełnienia formularza rezerwacyjnego.
Jeżeli rezerwacja nie zostanie opłacona w przeciągu 24 dni kalendarzowych – zostanie ona anulowana. Organizatorzy nie mogą zagwarantować, że wybrana konfiguracja uczestnictwa w PKO’2025 będzie ponownie dostępna.
Organizatorzy są świadomi wydłużonych terminów opłacenia faktur w niektórych jednostkach – w takim przypadku prosimy o wcześniejszy kontakt i przedłużenie terminu płatności.

3. Potwierdzenie otrzymania płatności i rejestracji

Po otrzymaniu płatności przez Organizatorów Uczestnik otrzyma na adres email wskazany w formularzu potwierdzenie rejestracji na VIII Polską Konferencję Optyczną.

Wystawienie faktury

Do 7 dni roboczych od dnia  otrzymaniu płatności przez Organizatorów, Uczestnik otrzyma na adres email wskazany w formularzu, fakturę będąca potwierdzeniem rejestracji na PKO’2025.

Zakwaterowanie

Hotel Bristol*****

Organizatorzy zarezerwowali wszystkie pokoje w Hotelu Bristol***** dla uczestników konferencji. Ilość miejsc jest ograniczona. W tym samym hotel zorganizowane będą sesje plenarne, sesja plakatowa, kolacja konferencyjna oraz przerwy kawowe i obiadowe. Więcej informacji o Hotelu można znaleźć na jego stronie internetowej (kliknij, by otworzyć stronę).

Przydział do pokoi

Osoby które wybrały opcję zakwaterowania w pokoju współdzielonym otrzymają informację o przydziale do pokoju do dnia 17 czerwca 2025.

Opłata konferencyjna

1000 zł

netto + VAT

do 26 maja, potem 1400 zł netto + VAT

  • koszt udziału w konferencji
  • pakiet konferencyjny
  • obiady i przerwy kawowe
  • udział w wydarzeniach integracyjnych
  • zakwaterowanie

Cena nie zawiera

Dojazdu do i z Rzeszowa, kosztu druku plakatu. Podstawowa opłata konferencyjna nie zawiera również zakwaterowania i śniadań.

1705 zł

netto + VAT

do 26 maja, potem 2105 zł netto + VAT

  • koszt udziału w konferencji
  • pakiet konferencyjny
  • śniadania, obiady, przerwy kawowe
  • zakwaterowanie w pokoju 2-osobowym (współdzielonym) w terminie 30 czerwca - 3 lipca 2025
  • udział w wydarzeniach integracyjnych

Cena nie zawiera

Dojazdu do i z Rzeszowa, kosztu druku plakatu.

2200 zł

netto + VAT

do 26 maja, potem 2600 zł netto + VAT

  • koszt udziału w konferencji
  • pakiet konferencyjny
  • śniadania, obiady, przerwy kawowe
  • zakwaterowanie w pokoju 1-osobowym w terminie 30 czerwca - 3 lipca 2025
  • udział w wydarzeniach integracyjnych

Cena nie zawiera

Dojazdu do i z Rzeszowa, kolacji, kosztu druku plakatu.

Zwrot opłaty konferencyjnej – rozliczenie z konsumentem (osobą fizyczną, nieprowadzącą działalności gospodarczej)

Zwrot w pełnej wysokości możliwy jest do 14 dni od dnia wystawienia faktury przez Fundację oraz pod warunkiem dostarczenia Fundacji formularza zwrotu do Fundacji przed 21 czerwca 2025. Po tej dacie – zwrot nie jest możliwy. Wzór formularza opublikowany jest w Regulaminie sprzedaży biletów na wydarzenia organizowanej przez Fundacje Candela – dostępnego poniżej.

Zwrot opłaty konferencyjnej – rozliczenie „na fakturę z NIP”

Pełen zwrot opłaty konferencyjnej możliwy jest do dnia 1 maja 2025, pod warunkiem przesłania Fundacji formularza zwrotu. Po tej dacie zwrot jest możliwy, po potrąceniu 50% wysokości opłaty konferencyjnej, pod warunkiem przesłania Fundacji formularza zwrotu do dnia 31 maja 2025 roku (włącznie). Od 1 czerwca 2025 – zwrot nie jest możliwy. Wzór formularza opublikowany jest w Regulaminie sprzedaży biletów na wydarzenia organizowanej przez Fundacje Candela – dostępnego poniżej.

Rozszerzenia opłaty konferencyjnej

W formularzu pre-rejestracyjnym istnieje możliwość wybrania dodatkowo wariantów opłaty konferencynej uwzględniającej transport autokarem na trasie Warszawa-Rzeszów-Warszawa (wyjazd z Warszawy 30 czerwca 2025 o godz. 08:00, wyjazd z Rzeszowa 3 lipca 2025 o godz. 15:30, – koszt 110 zł + VAT) oraz opcję z wydrukiem plakatu (koszt 40 zł + VAT).

Zniżka studencka

Studenci i doktoranci mogą skorzystać ze zniżki na opłatę konferencyjną w wysokości 400 zł netto. Aby uzyskać zniżkę, należy wypełnić formularz pre-rejestracyjny (wybierając opcję płatności przelewem), a następnie przesłać dokument potwierdzający status studenta lub doktoranta na adres: pko@candela.org.pl.

W przypadku płatności kartą, prosimy o zaznaczenie tego w mailu z dokumentem potwierdzającym status.

Akceptowane dokumenty to zdjęcie obu stron legitymacji lub zaświadczenie o statusie studenta/doktoranta (wydane maksymalnie 3 miesiące przed przesłaniem).

Metody płatności

Przy wypełnianiu formularza pre-rejestracji można wybrać płatność przelewem (z możliwością wystawienia faktury proforma) lub płatności elektroniczne przez PayNow (Google Pay, BLIK, karty płatnicze).

Płatność przelewem jest dostępna do 15 czerwca 2025 roku. Po tym terminie możliwe będą wyłącznie płatności elektroniczne PayNow (w tym karty płatnicze).

Zwolnienie z VAT

Zwolnienie z VAT dla osób, których udział finansowanych jest w całości lub w co najmniej 70% ze środków publicznych.
W przypadku gdy udział w PKO’2025 finansowany jest w co najmniej 70% ze środków publicznych, istnieje możliwość uzyskania zwolnienia opłaty konferencyjna z podatku VAT. W tym celu należy przesłać do Fundacji Candela oświadczenie o finansowaniu uczestnictwa w konferencji. Poniżej opisujemy możliwe sposoby złożenia oświadczenia.

Oświadczenia prosimy przesyłać na adres pko@candela.org.pl

Oświadczenie opatrzone podpisem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym
W tym celu należy wypełnić oświadczenie dostępne poniżej,  opatrzyć je podpisem zaufanym lub kwalifikowanym w formacie PAdES (plikiem końcowym ma być plik pdf) i przesłać na adres pko@candela.org.pl. Po zweryfikowaniu treści oświadczenia i ważności podpisu zostanie wystawiona pro-forma z opłatą konferencyjną zwolnioną z VAT.

Oświadczenie podpisane osobiście i przesłane na adres Fundacji
Wydrukowane oświadczenie (wzór dostępny poniżej) prosimy wypełnić i podpisać własnoręcznie. Następnie oświadczenie należy wysłać na adres: Fundacja Candela, ul. Grochowska 357/513, 03-822 Warszawa. Po otrzymaniu zaświadczenia zostanie wystawiona pro-forma (lub faktura) skorygowana o podatek VAT.

Fundacja nie przyjmuje oświadczeń w postaci zeskanowanego dokumentu, który został podpisany własnoręcznie. Akceptowane będą wyłącznie formy opisane powyżej.

Oświadczenia – pliki do pobrania

Więcej informacji:

Granty dla studentów

Przewidziane zostały granty mające na celu obniżenie opłaty konferencyjnej (nawet do 95 %) dla najlepszych zgłoszeń nadesłanych przez osoby studiujące oraz doktorantów.  Osoby chcące zaaplikować o przyznanie dofinansowania proszone są o wypełnienie formularza dostępnego pod poniższym linkiem.

Granty będą przyznawane w dwóch turach. W przypadku zdobycia dodatkowego źródła finansowania – otworzona zostania również trzecia tura. Priorytet otrzymają osoby, których zgłoszenie zostanie zakwalifikowane do prezentacji ustnej podczas konferencji. 

W pierwszej turze grantów zostaną wzięte pod uwagę wnioski złożone do 6 maja 2025. W drugiej turze grantów zostaną wzięte pod uwagę wnioski złożone do 11 maja 2025  oraz te wnioski, które nie otrzymały dofinansowania w pierwszej turze. Decyzja o przyznaniu dofinansowaniu zostaną wysłane w przeciągu 2 dni roboczych od dnia zamknięcia danej tury.

W przypadku pozyskania dodatkowego dofinansowania Fundacja przewiduje możliwość otworzenia dodatkowej tury.  Niezależnie od otrzymanego dofinansowania studenci i doktoranci mają prawo do uzyskania opłaty studenckiej.

Kliknij by otworzyć wniosek o przyznanie dofinansowania

Często zadawane pytania (CZD)

Tak. Prosimy o kontakt z organizatorami – pko@candela.org.pl

Tak. Przy rejestracji można wybrać sposób płatności – przelewem bankowym lub też kartą. W przypadku chęci skorzystania ze zwolnienia z VAT prosimy o wstępne wypełnienie formularza rejestracyjnego wybierając opcje płatności przelewem, a następnie przy przesyłaniu oświadczenia dodać informację o chęci opłacenia należności kartą.

Rekomendowany rozmiar plakatu to A0 (orientacja pionowa). Stojak będzie miał powierzchnię mocującą 125 x 90 cm (wysokość x szerokość).

Tak. Zgłoszenia abstraktów oraz rejestracja na konferencje to dwa niezależne procesy. Zgłoszenie abstraktu wystąpienia nie jest tożsame z rejestracją na wydarzenie.

Tak. Podczas wypełniania formularzu pre-rejestracji istnieje możliwości rozszerzenia opłaty o transport autokarem na trasie Warszawa-Rzeszów-Warszawa.

Tak. Rejestracja jest obowiązkowa dla wszystkich uczestników Polskiej Konferencji Optycznej – członków Komitetu Naukowego, wykładowców plenarnych, uczestników aktywnych oraz biernych. W przypadku dodatkowych pytań zachęcamy do kontaktu – pko@candela.org.pl.

Nie. Przypomnienie o płatności wysyłane jest po 10 dniach od zarejestrowania, jeżeli płatność nie wpłynie na konto organizatora. W przypadku braku płatności w ciągu kolejnych 14 dni kalendarzowych – rezerwacja zostanie anulowana. W przypadku chęci wydłużenia terminu płatności – prosimy o kontakt z organizatorami.

Regulaminy i informacje prawne

  • Kodeks postępowania
  • Regulamin uczestnictwa w wydarzeniu organizowanym przez Fundację Candela
  • Regulamin uiszczania opłat za udział w wydarzeniu organizowanym przez Fundację Candela
  • Regulamin procesu oceny zgłoszeń na wydarzenie organizowane przez Fundację Candela
  • RODO – Informacja o przetwarzaniu danych osobowych osób biorących udział w konferencjach organizowanych przez Fundację Candela
Rejestracja Program